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Kanzlei Dr. Krenz

Rechtsanwalt | Fachanwalt für Arbeitsrecht

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Berliner Morgenpost „Arbeit&Recht”

Dr. Heiko Peter Krenz,
Fachanwalt und Rechtsanwalt für Arbeitsrecht ist Inhaber der Kanzlei Dr. Krenz und beantwortet Fragen unserer Leser zum Arbeitsrecht

Personalakte

Letzte Woche wollte ich meine Personalakte einsehen. Mein Chef lehnte das ab. Jetzt mache ich mir Sorgen, was in der Akte über mich steht. Wie ist die Rechtslage?

Jedem Arbeitnehmer steht das Recht zu, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen. Insoweit besteht ein gesetzlicher Anspruch. Was eine Personalakte beinhalten soll und darf ist dagegen nicht gesetzlich geregelt. Nach der Rechtsprechung stellt jede Sammlung von Unterlagen über einen Arbeitnehmer eine Personalakte dar. Sie kann sowohl schriftlich als auch in elektronischer Form gehalten werden. In ihr verwahrt der Arbeitgeber alle wesentlichen Unterlagen, die persönliche und dienstliche Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen und in einem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Hierunter fallen z.B. Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen, Krankmeldungen und natürlich der Arbeitsvertrag. Informationen, die rein persönlicher Natur sind oder die der Arbeitgeber unrechtmäßig erworben hat, dürfen nicht in der Personalakte verwahrt werden. Eine sog. „Schattenpersonalakte“ darf der Arbeitgeber daher nicht führen. Außerdem steht die Personalakte unter einem besonderen Schutz. Der Arbeitgeber muss sie sorgfältig verwahren und unter Verschluss halten. Neben dem Arbeitnehmer selbst, dürfen nur der Vorgesetzte und die Personalstelle Einsicht in die Akte nehmen. Bei der Einsichtnahme kann der Arbeitnehmer auch ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen. Das Betriebsratsmitglied unterliegt dabei der Schweigepflicht. Letztendlich hat jeder Arbeitnehmer ein Korrektur-, Entfernungs-, oder auch ein Löschungsrecht. Generell gilt, dass nach spätestens drei Jahren die Akte zu „säubern“ ist. Abmahnungen, die durch Zeitablauf gegenstandslos geworden sind, müssen dann entfernt werden.