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Kanzlei Dr. Krenz

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Berliner Morgenpost „Arbeit&Recht”

Dr. Heiko Peter Krenz,
Fachanwalt und Rechtsanwalt für Arbeitsrecht ist Inhaber der Kanzlei Dr. Krenz und beantwortet Fragen unserer Leser zum Arbeitsrecht

Abmahnung und Personalakte

Ich habe letzte Woche Einsicht in meine Personalakte beantragt. Sie beinhaltet immer noch eine Abmahnung, die bereits Jahre her ist. Ich mache mir Sorgen, dass mir das irgendwann zum Verhängnis wird!

Die Personalakte ist die bürointerne Visitenkarte jedes Arbeitnehmers. In der Personalakte bewahrt der Arbeitgeber alle wesentlichen Unterlagen auf, die den Mitarbeiter persönlich oder dienstlich betreffen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Hierzu gehört z.B. der Arbeitsvertrag, der Personalbogen, Zeugnisse, Leistungsbeurteilungen, Krankmeldungen und eben auch Abmahnungen. Steht eine Gehaltserhöhung oder gar Beförderung im Raum, kann die Personalakte die Entscheidung des Arbeitgebers also maßgeblich beeinflussen. Trotzdem schenken Arbeitnehmer ihrer Personalakte oftmals keine Beachtung. Wer unnötige Überraschungen vermeiden möchte, sollte von dieser Einstellung abrücken und besser einen Blick hinein riskieren. Arbeitnehmer haben darauf einen gesetzlichen Anspruch. Der Arbeitgeber darf die Einsichtnahme nicht verweigern. Neben dem Arbeitnehmer selbst, dürfen nur der Vorgesetzte und die Personalstelle Einsicht in die Akte nehmen. Bei der Einsichtnahme kann der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrates übrigens hinzuziehen. Sorgen, dass dadurch vertrauliche Informationen weitergeben werden könnten, sind unbegründet. Das Betriebsratsmitglied unterliegt einer strengen Schweigepflicht. Findet der Arbeitnehmer Dokumente, die nicht in die Personalakte gehören bzw. inhaltlich falsch sind, hat er ein Korrekturrecht oder einen Entfernungsanspruch auch ein Löschungsrecht. Das kann insbesondere bei Abmahnungen relevant werden. Sind diese durch Zeitablauf gegenstandslos geworden, müssen Abmahnungen aus der Personalakte entfernt werden. Das gerügte Verhalten muss hierfür in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden sein. Generell gilt, dass nach spätestens drei Jahren die Akte zu „säubern“ ist. Weigert sich der Arbeitgeber, die gegenstandslose Abmahnung zu entfernen, kann auf Entfernung geklagt werden.